Informativa resa ai sensi dell'art. 13 del regolamento UE 2016/679 (GDPR)
versione 1.2 del 22/07/2018
PREMESSA

La informativa che segue è redatta, ai sensi dell’art. 13 del del regolamento UE 2016/679 (“GDPR”), da Beneficy S.r.l. (“Beneficy”), in relazione ai dati personali conferiti dagli utenti in occasione dell’accesso e/o della registrazione al sito www.beneficy.com (il “Sito”) o della effettuazione di un acquisto sul Sito. Beneficy è titolare del Sito sul quale opera come erogatore del servizio di registrazione.

Il Sito ospita una piattaforma tecnologica, ideata e gestita da Beneficy, (la "Piattaforma") che consente, in particolare, di mettere in contatto venditori terzi (i “Fornitori”) e acquirenti ai fini di compravendita online di beni e/o servizi nell’ambito di piani di welfare aziendale.

Sulla Piattaforma risiede il MarketPlace, cioè lo spazio virtuale creato e gestito da Beneficy, all’interno del quale i Fornitori possono offrire e mettere in vendita i propri prodotti/servizi e concludere i relativi contratti di acquisto con gli utenti. I Fornitori sono individuati, di volta in volta, all’interno della scheda di presentazione del prodotto selezionato dagli utenti.

Sul Sito, pertanto, gli utenti possono acquistare prodotti/servizi venduti da Fornitori, previa registrazione al Sito.

In qualità di erogatore del servizio di registrazione, di gestore del MarketPlace e di soggetto a cui compete, in via esclusiva, la individuazione e la implementazione delle modalità tecniche e organizzative che presiedono al trattamento dei dati personali che sulla Piattaforma risiedono, Beneficy assume il ruolo di “Titolare del trattamento”, ai sensi dell’art. 4, comma 1, lett. f) del DLgs. 196/2003 (“Codice Privacy”) dei dati personali conferiti dagli utenti sul Sito per le finalità illustrate al punto 2 sotto riportato.

Rispetto ai dati personali conferiti dagli utenti in occasione dell’acquisto di un prodotto/servizio di un Fornitore, come di volta in volta individuato all’interno della scheda di presentazione del prodotto/servizio selezionato dagli utenti, il Fornitore assumerà il ruolo di “Titolare” autonomo del trattamento dei dati personali inseriti dagli utenti nel modulo d’ordine – ad eccezione dell’indirizzo e-mail – esclusivamente per l’esecuzione delle attività connesse al perfezionamento dell’acquisto online nonché per l’assolvimento degli obblighi amministrativo-contabili derivanti dalla conclusione del contratto che gravano sul Fornitore. Il Fornitore acquisirà tali dati solo successivamente al completamento della procedura di acquisto online. Per le medesime finalità, il Fornitore sarà, altresì, il Titolare autonomo dei dati personali eventualmente conferiti dagli utenti in occasione della corrispondenza che gli stessi potranno indirizzare al Fornitore, nell’ambito delle attività post-vendita, attraverso il sistema di messaggistica interna del MarketPlace (in particolare, attraverso le sezioni “Contatta il Fornitore”, “Valuta il Fornitore” e “Chiedi un reso”).

L’informativa che segue è resa, ai sensi dell’art. 13 del Codice Privacy, anche con riferimento a ciascun Fornitore, come di volta in volta individuato nella scheda di presentazione del prodotto/servizio prescelto dall’utente, ogni qualvolta l’utente acquisti un prodotto/servizio da un Fornitore per le attività descritte nei punti da 1 a 7 che seguono, come di seguito meglio precisato.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Titolare del trattamento dei dati personali è Beneficy S.r.l., con sede legale in via Paolo Emilio 34, 00192 - Roma, Partita IVA/codice fiscale IT14380981002, iscritta al Registro delle Imprese di Roma al numero RM - 1516702, e-mail: info@beneficy.com.

Solo nel caso di acquisto di un prodotto/servizio venduto - nell’ambito del MarketPlace - da un Fornitore, come di volta in volta individuato nella scheda del prodotto/servizio prescelto dall’utente, il Fornitore assumerà il ruolo di titolare autonomo dei dati personali dell’utente inseriti nel modulo d’ordine (ad eccezione dell’indirizzo e-mail che non viene in nessun caso acquisito dal Fornitore) nonché nella eventuale corrispondenza, connessa all’acquisto online, intercorsa attraverso il sistema di messaggistica interna del MarketPlace. In tale caso, troveranno applicazione, anche con riferimento al Fornitore, le seguenti disposizioni della presente informativa:

  • punto 2 (Finalità del trattamento) solo per le finalità di cui alle lettere (b) – conclusione del contratto e assistenza post-vendita - e (c) - attività amministrativo-contabili - e nel paragrafo “dati sensibili”;
  • punto 3 (Conferimento dei dati e conseguenze in caso di mancato assenso al trattamento) solo per le finalità di cui alle lettere (b) e (c) del punto 2;
  • punto 4 (Modalità del trattamento dei dati);
  • punto 5 (Ambito di comunicazione dei dati) limitatamente ai punti da (v) a (viii);
  • punto 6 (Conservazione dei dati), ultimo paragrafo;
  • punto 7 (Diritto di accesso ai dati personali).

2. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

Beneficy tratterà i dati personali forniti dagli utenti per le seguenti finalità:

a. per consentire la registrazione al Sito e di usufruire dei servizi riservati agli utenti registrati, ivi inclusa la possibilità di effettuare un acquisto online anche nell’ambito del MarketPlace;

b. per consentire la conclusione del contratto di acquisto e la corretta esecuzione delle operazioni connesse al medesimo, ivi incluse le attività di assistenza post-vendita. Inoltre, gli utenti, anche se non registrati, potranno inviare richieste di informazioni o chiarimenti sui prodotti/servizi in vendita sul Sito e, per dare corso a tale richiesta, Beneficy richiederà il conferimento di alcuni dati personali (es. nome, cognome e indirizzo e-mail);

c. per finalità amministrativo-contabili nonché per adempiere a obblighi di legge;

d. previo consenso espresso dell’utente, per l’invio di comunicazioni informative e promozionali (inclusa la “newsletter”), buoni sconto e offerte speciali, da parte di Beneficy, in relazione a prodotti/servizi di Beneficy o di terzi, nonché per lo svolgimento di ricerche di mercato, a mezzo di email e del servizio postale (c.d. finalità di “marketing”);

e. limitatamente alle coordinate di posta elettronica fornite dall’utente nel contesto dell’acquisto di un prodotto/servizio offerto e venduto sul Sito direttamente da Beneficy, per consentire la vendita diretta di prodotti o servizi analoghi senza necessità del consenso espresso e preventivo dell’interessato (come previsto dall’art. 130, comma quarto del Codice Privacy) e a condizione che l’utente non eserciti il diritto di opposizione nei modi descritti al punto 3 che segue (c.d. “soft spamming”);

f. previo consenso espresso dell’utente, per la elaborazione delle sue scelte di consumo e delle sue abitudini di acquisto da parte di Beneficy attraverso la rilevazione della tipologia e della frequenza degli acquisti effettuati sul Sito, al fine dell’invio di materiale informativo e/o pubblicitario di specifico interesse dell’utente a mezzo di e-mail e del miglioramento delle proposte inviate da Beneficy (c.d. “profilazione” ).


Si precisa, inoltre, che:

Dati di navigazione

È possibile accedere al Sito e visualizzare i prodotti/servizi offerti in vendita senza che sia richiesto il conferimento di alcun dato personale. Tuttavia, i sistemi informatici e i software preposti al funzionamento del Sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di internet.

Tali informazioni non sono raccolte per essere associate a interessati identificati ma, anche per la loro stessa natura, potrebbero, attraverso elaborazioni o associazioni, permettere l’identificazione dell’utente.

In questa categoria rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che accedono al Sito, gli indirizzi in notazione URL delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, ecc. Questi dati vengono utilizzati per ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del Sito (quale, in particolare, il numero di accessi) e per controllarne il corretto funzionamento. In questo processo non è previsto il trattamento di informazioni direttamente identificative.

I dati di navigazione saranno acquisiti, con le modalità sopra indicate, solo da Beneficy.

3. CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE IN CASO DI MANCATO ASSENSO AL TRATTAMENTO

Il conferimento dei dati per le finalità di cui alle lettere (a), (b) e (c) del punto 2 che precede è facoltativo. Tuttavia, poiché tale trattamento è necessario per consentire la registrazione al Sito e la prestazione dei servizi riservati, incluso il servizio di acquisto online, l’eventuale rifiuto di conferire i dati in questione comporterà l’impossibilità di registrarsi al Sito e/o di concludere un acquisto online.

Con riferimento alle finalità del trattamento di cui alle lettere (d) (“marketing”) ed (f) (“profilazione”) del punto 2 che precede, l’assenso al trattamento dei dati personali è meramente facoltativo e potrà essere manifestato attraverso la selezione di una apposita casella, per ciascuna distinta finalità, presente in calce al form di registrazione al Sito. Il mancato assenso non comporterà alcuna conseguenza sulla possibilità di registrarsi al Sito e/o di effettuare acquisti sullo stesso e implicherà esclusivamente le conseguenze di seguito descritte:

  • il mancato assenso al trattamento dei dati personali per le finalità di cui al punto 2, lett. (d) (“marketing”) che precede, comporterà l’impossibilità di ricevere comunicazioni informative e promozionali (inclusa la “newsletter”), buoni sconto e offerte speciali, da parte di Beneficy, in relazione a prodotti/servizi di Beneficy o di terzi, nonché per lo svolgimento di ricerche di mercato, a mezzo di email e del servizio postale;
  • il mancato assenso al trattamento dei dati personali per le finalità di cui al punto 2, lett. (f) (“profilazione”) che precede comporterà l’impossibilità per Beneficy di effettuare l’analisi delle scelte di consumo dell’utente attraverso la rilevazione della tipologia e della frequenza degli acquisti effettuati sul Sito al fine dell’invio di materiale informativo e/o pubblicitario di specifico interesse per l’utente.

L’utente potrà, in ogni caso, revocare il consenso eventualmente prestato per le finalità descritte alle lettere (d) (“marketing”) ed (f) (“profilazione”) del punto 2, ovvero opporsi al trattamento per le finalità di cui alla lettera (e) (“soft spamming”) contattando Beneficy all’indirizzo riportato al punto 1 che precede.

Inoltre, limitatamente alle finalità descritte alle lettere (d) (“marketing”) ed (e) (“soft spamming”) del punto 2 che precede, l’utente potrà opporsi al trattamento dei dati che lo riguardano anche tramite apposito link presente in calce a qualsiasi e-mail a contenuto promozionale inviata da Beneficy. L’opposizione manifestata con tali modalità si estende anche all’invio di comunicazioni mediante il servizio postale.

4. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI

Il trattamento dei dati sarà principalmente effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici o comunque automatizzati, secondo le modalità e con mezzi idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi, in conformità di quanto previsto dal Codice Privacy. In particolare, saranno adottate tutte le misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza, in modo che sia garantito il livello minimo di protezione dei dati previsto dalla legge, consentendo l’accesso alle sole persone incaricate del trattamento da parte del Titolare o dei responsabili dallo stesso designati.

5. AMBITO DI COMUNICAZIONE DEI DATI

I dati personali conferiti dall’utente, per le finalità descritte al punto 2 che precede, potranno essere portati a conoscenza di o comunicati ai seguenti soggetti:

  • dipendenti e/o collaboratori di Beneficy per lo svolgimento di attività di amministrazione, contabilità e supporto informatico e logistico che agiscono in qualità, rispettivamente, di responsabili e incaricati del trattamento;
  • società o consulenti incaricati dell’installazione, della manutenzione, dell’aggiornamento e, in generale, della gestione degli hardware e software di Beneficy (ivi inclusa la Piattaforma);
  • società incaricate da Beneficy dell’invio di comunicazioni online;
  • soggetti preposti alla riparazione dei prodotti acquistati in esecuzione della garanzia legale di conformità nel caso in cui Beneficy agisca come Fornitore del prodotto acquistato;
  • tutti quei soggetti pubblici e/o privati, persone fisiche e/o giuridiche (studi di consulenza legale, amministrativa e fiscale), qualora la comunicazione risulti necessaria o funzionale al corretto adempimento degli obblighi contrattuali assunti in relazione ai servizi prestati tramite il Sito, nonché degli obblighi derivanti dalla legge;
  • spedizionieri e ai soggetti incaricati della consegna e/o del ritiro dei prodotti acquistati;
  • tutti quei soggetti (ivi incluse le Pubbliche Autorità) che hanno accesso ai dati in forza di provvedimenti normativi o amministrativi;
  • soggetti, diversi da quelli sopraelencati, nominati responsabili o incaricati del trattamento dei dati personali dal Fornitore, per la esecuzione di attività connesse alla conclusione del contratto di acquisto in tutti i casi in cui l’utente acquisti un prodotto/servizio venduto da un Fornitore sul MarketPlace.

Tutti i dati personali conferiti dagli utenti in relazione alla registrazione al Sito e/o all’acquisto tramite il Sito non sono soggetti a diffusione. L’elenco aggiornato dei responsabili e degli incaricati del trattamento è consultabile presso la sede dei Titolari.

6. CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali saranno conservati per il solo tempo necessario a garantire la corretta prestazione dei servizi offerti.

Nel caso di chiusura dell’account del Sito su iniziativa dell’utente, i dati in esso riportati saranno conservati per finalità amministrative per un periodo non superiore a un trimestre, fatti salvi eventuali specifici obblighi di legge sulla conservazione di documentazione contabile o per finalità di pubblica sicurezza.

In ogni caso, resta inteso che i dati personali saranno conservati e trattati per le finalità di cui alle lettere (d) “marketing” e (f) “profilazione”, di cui al punto 2 che precede, per il periodo di tempo consentito dalla legge e dalle prescrizioni del Garante per la Protezione dei Dati Personali. Al termine di tale periodo Beneficy potrà chiedere all’utente di rinnovare il consenso al trattamento dei suoi dati per tali finalità o rendere gli stessi in forma anonima e conservarli solamente per fini statistici.

Con riferimento al trattamento effettuato da ciascun Fornitore, come di volta individuato nella scheda di presentazione del prodotto/servizio selezionato dall’utente, in relazione alle attività descritte al punto 2 lettera (b)-conclusione del contratto e assistenza post-vendita e (c)-attività amministrativo-contabili, che precede, si precisa che i dati personali verranno conservati per il tempo previsto dalle disposizioni sulla conservazione della documentazione contrattuale e contabile e, in ogni caso, per il tempo consentito e per finalità di pubblica sicurezza.

7. DIRITTO DI ACCESSO AI DATI PERSONALI

Ai sensi dell’art. 7 del Codice Privacy, l’utente ha diritto di:

a. ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano e la loro comunicazione in forma intellegibile;

b. ottenere, a cura di ciascuno dei Titolari del trattamento:

  • indicazioni sull’origine dei dati personali, sulle finalità e sulle modalità del trattamento, sulla logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
  • indicazione degli estremi identificativi di ciascuno dei Titolari del trattamento;
  • indicazioni circa i soggetti o le categorie di soggetti a cui i dati possono essere comunicati o che possono venire a conoscenza degli stessi in qualità di rappresentante designato sul territorio dello stato italiano, di responsabili o incaricati;

c. ottenere:

  • l’aggiornamento, la rettificazione o l’integrazione dei dati che lo riguardano;
  • la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
  • l’attestazione del fatto che le operazioni di cui ai punti che precedono sono state portate a conoscenza anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, salvo il caso in cui tale adempimento risulti impossibile o comporti l’impiego di mezzi manifestamente sproporzionati rispetto al diritto tutelato;

d. opporsi, in tutto o in parte:

  • per motivi legittimi, al trattamento dei dati che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
  • al trattamento dei dati personali che lo riguardano, previsto ai fini di informazione commerciale o di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta ovvero per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

I diritti di cui sopra potranno essere esercitati con richiesta al Titolare, ai recapiti riportati al punto 1 della presente informativa.

Il diritto di opposizione dell’interessato al trattamento dei suoi dati personali per le finalità di cui al punto 2, lett. (d) (marketing) effettuato attraverso modalità automatizzate di contatto (email) si estende anche a quelle tradizionali (posta), fatta salva la possibilità per l’interessato di esercitare tale diritto in parte, ai sensi dell’art. 7, comma quarto, lett. b) del Codice Privacy, ossia opponendosi, ad esempio, al solo invio di comunicazioni promozionali effettuato tramite strumenti automatizzati.